Skip navigation


Kapitel 4


 

Kapitel 4: Kortlægning og analyse af dobbeltregistreringer

4.1. Sammenfatning

Henover foråret 2010 er 32 landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser, svarende til 90 pct. af alle registrerede patienter i kvalitetsdatabaserne, blevet kortlagt. Fokus har været i hvilken udstrækning sundhedspersonalet bruger unødvendig tid på at registrere i kvalitetsdatabaserne, fordi databasens variabel også indberettes til et centralt register. I kortlægningsarbejdet er en variabel kun kategoriseret som en dobbeltregistrering, såfremt samtlige udfald for den givne variabel registreres i et centralt register. Kortlægningen viser, at der årligt foretages knapt 30 mio. dobbeltregistreringer mellem kliniske kvalitetsdatabaser og centrale sundhedsregistre. Alene mellem kliniske kvalitetsdatabaser og LPR/CPR sker der årligt 25 mio. dobbeltregistreringer, svarende til omkring 85 pct. af det samlede antal dobbeltregistreringer. Omkring 75 pct. af de årlige dobbeltregistreringer sker i fem af de kliniske kvalitetsdatabaser. Dobbeltregistreringerne kan afvikles ved at lade databaserne føde med data fra de centrale sundhedsregistre.

Tidsforbruget ved dobbeltregistreringer er opgjort til mellem 50 og 100 årsværk, heraf 33 til 65 årsværk blandt læger og sygeplejersker. Intervallet er afstemt efter, at det tager mellem 10 til 20 sekunder at registrere i kvalitetsdatabaserne. En afvikling af dobbeltregistreringerne mellem de kliniske kvalitetsdatabaser og centrale sundhedsregistre vil kunne aflaste læger og sygeplejersker for mellem 13 og 25 pct. af deres samlede kodnings- og registreringsopgaver. Alene dobbeltregistreringer, der foretages mellem de kliniske kvalitetsdatabaser og LPR/CPR, forårsager et tidsforbrug hos sundhedspersonalet svarende til mellem 40 og 80 årsværk, heraf 28 til 55 årsværk blandt læger og sygeplejersker. Opgørelserne viser således, at der er et betydeligt afbureaukratiseringspotentiale ved at afvikle dobbeltregistreringer mellem de kliniske kvalitetsdatabaser og særligt LPR/CPR.

4.2. Beskrivelse af registreringspraksis

Indtastning af data til de centrale registre varetages af sekretærer, der indberetter efter lægens anvisning. Indberetningerne af data fra sygehuse til de centrale registre sker løbende i de patientadministrative systemer (PAS-systemer).

Beslutningen om, hvem der er ansvarlig for at registrere i kvalitetsdatabaserne, tages på afdelingsniveau. Det betyder, at det varierer fra afdeling til afdeling, om registreringerne foretages af en kliniker, en sygeplejerske eller en sekretær. Dog er det i langt de fleste tilfælde lægerne eller sygeplejerskerne, der står for inddateringen til kvalitetsdatabaserne.

Boks 4.1. Indberetning til registre og kvalitetsdatabaser

 

Registreringen og eventuelle dobbeltregistreringer i de kliniske kvalitetsdatabaser er afhængig af, hvordan den enkelte database er opbygget. Da der ikke findes overordnede retningslinjer for opbygning af databasernes inddataside, er området præget af forskellige løsninger.

I forhold til de kliniske kvalitetsdatabaser kan registreringspraksis overordnet kategoriseres i tre hovedgrupper.

  • Udelukkende samkøring med andre centrale registre (LPR, patologiregistret, etc.) og dermed ingen selvstændige registreringer i databasen.
  • Udelukkende særskilte indberetninger til egen database. De samme oplysninger indberettes således i varierende omfang til både de centrale registre og databasen. Til inddateringen anvendes ofte enten KMS (Klinisk Målesystem) eller Topika. Dobbeltregistreringerne giver et stort afbureaukratiseringspotentiale.
  • Kombination af samkøring med centrale registre og særskilte indberetninger.

4.3. Kortlægning af dobbeltregistreringer

Henover foråret 2010 er der udført en omfattende kortlægning af de landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser. Arbejdet har haft til formål at afdække hvilke data, der registreres i de kliniske kvalitetsdatabaser, herunder hvorvidt de samme informationer kan genfindes i de centrale sundhedsregistre.

Kortlægningen er gennemført af Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Sundhedsstyrelsen i samarbejde med overlæge dr.med. Johan Kjærgaard.

4.3.1. Kortlægningsmetode

Kortlægningen omfatter 32 af de 50 godkendte landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser. Af de resterende 29 databaser har det ikke været relevant at kortlægge de 11, da disse allerede fuldt ud genbruger data fra LPR. Det bemærkes, at der i sammentællingen benyttes en underopdeling af databaserne, hvorfor det samlede antal databaser her er 50. I kortlægningen har det været et kriterium at indfange flest muligt patienter. Således vedrører registreringerne i de 32 databaser omkring 90 pct. af det samlede antal patienter, der er registreret i samtlige landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser (se endvidere bilag 4). Kortlægningen dækker således tilnærmelsesvis populationen af de patienter, der registreres i de kliniske kvalitetsdatabaser. Boks 4.3. Fremgangsmåde ved kortlægningen

Kortlægningen er sket med udgangspunkt i variabel- og udfaldsliste for hver enkelt af de 32 databaser, som detaljeret viser hvilke registreringer, der findes i databaserne. I alt 3.700 variable og deres udfald er gennemgået. Fokus har været at afklare, hvorvidt databaseregistreringen kan genfindes i enten Landspatientregistret/CPR-registret, Patologidatabanken, Klinisk biokemisk centralregister eller i de lokale medicinordinationssystemer. De sidstnævnte er medtaget, fordi de fra 2011/12 vil fremgå af det Fælles Medicin Kort. De enkelte variable er kategoriseret i henhold til nedenstående skema, idet en variabel kun kategoriseres som en dobbeltregistrering, såfremt samtlige udfald for den givne variabel registreres i et centralt register. Omfanget af dobbeltregistreringer kan således argumenteres at være underestimeret, idet flere af databasevariablene delvist genfindes i centrale registre.

Foruden kategoriseringen af variablene afdækker kortlægningen hvor mange patienter, der årligt registres i de enkelte kliniske kvalitetsdatabaser. Det er således muligt at opgøre hvor mange registreringer (af variable), der årligt registreres i de kliniske kvalitetsdatabaser, herunder hvor mange der er dobbeltregistreringer i forhold til de centrale registre.

Som beskrevet omfatter kortlægningen 32 databaser svarende til omkring 90 pct. af de patienter, der årligt registreres i de kliniske kvalitetsdatabaser. Baseret på en simpel ekstrapolation af kortlægningens resultater, er der ligeledes skønnet over antallet af registreringer – herunder dobbeltregistreringer – i de 18 ikke-kortlagte databaser. De 11 databaser, der allerede genbruger data fra de centrale registre, er ikke relevante for problemstillingen og udelades derfor. Omfanget af patienter i hhv. kortlagte og ikke-kortlagte databaser betyder, at det samlede antal registreringer og dobbeltregistreringer i overvejende grad findes i faktisk kortlagte databaser, hvorfor usikkerheden omkring de fundne resultater vurderes som meget begrænset.

4.3.2. Resultater fra kortlægningen

Overordnet viser kortlægningen, at der årligt registreres omkring 720.000 patienter i de landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser, og at det medfører mere end 135 mio. registreringer årligt. Knapt 30 mio. registreringer, svarende til 21 pct. af det samlede antal registreringer, er dobbeltregistreringer i forhold til de centrale sundhedsregistre. Det er væsentligt at understrege, at der er tale om reelle dobbeltregistreringer, hvor sundhedspersonalet fysisk indberetter de samme oplysninger flere gange. Der ligger således et betydeligt effektiviserings- og afbureaukratiseringspotentiale i at afvikle disse dobbeltregistreringer. De resterende 79 pct. af registreringerne vedrører oplysninger, der på nuværende tidspunkt alene registreres i de kliniske kvalitetsdatabaser.

Hovedparten (84 pct.) af dobbeltregistreringerne vedrører variable, der findes i LPR/CPR. Disse registreringer vedrører dels basisoplysninger om patienten, såsom køn, alder, bopælskommune mv., oplysninger af administrativ karakter, såsom navn, udførende sygehus/afdeling, dato for indlæggelse/besøg, operation og henvisning, samt egentlige kliniske oplysninger, såsom diagnose, udførte procedurer, undersøgelser og tidligere behandlinger.

Herudover vedrører 10 pct. af dobbeltregistreringerne oplysninger om medicinordination. 5 pct. af dobbeltregistreringerne vedrører oplysninger om klinisk biokemisk undersøgelser, mens 1 pct. vedrører oplysninger om patoanatomiske undersøgelser.

Tabel 4.1. Oversigt over kortlægningens resultater.

Anm.: Tabellen indeholder både faktisk kortlagte registreringer samt et skøn over registreringer i de 18 ikke-kortlagte databaser. Skønnet udgør ca. 8,1 mio. registreringer herunder 3 mio. dobbeltregistreringer, jf. tabel 4.2. Databaser, der allerede genbruger data fra de centrale registre er udeladt .

En stor del af dobbeltregistreringerne er koncentreret omkring nogle få kliniske kvalitetsdatabaser, jf. boks 4.5 og tabel 4.2. Der foretages årligt 17,2 mio. dobbeltregistreringer i Dansk Anæstesi database og 2,3 mio. i Klinisk venedatabase. Det svarer til hhv. 59 og 8 pct. af det samlede antal dobbeltregistreringer i de landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser. Mere end 75 pct. af de årlige dobbeltregistreringer sker i fem af de kliniskekvalitetsdatabaser. Den væsentligste årsag er et relativt højt antal patienter i disse databaser.

 

På tværs af de kortlagte kliniske kvalitetsdatabaser er der nogen forskel i, hvor stor en andel af dobbeltregistreringerne, der sker i LPR/CPR. Ni databaser har udelukkende dobbeltregistreringer, der vedrører LPR/CPR, mens det for tre databaser drejer sig om mindre end halvdelen af dobbeltregistreringerne. For hovedparten af de kliniske kvalitetsdatabaser foretages mere end 75 pct. af dobbeltregistreringerne mellem LPR/CPR og databasen. Det understreger, at det er det oplagt i første omgang at genbruge data fra LPR/CPR.

Anm: Databaser, der allerede genbruger data fra de centrale registre er udeladt.1 De 50.000 dækker over det antal diabetespatienter der årligt behandles på sygehus. Herudover er ca. 150.000 om året i behandling eller til kontrol hos praktiserende læge. Der er pligt til årligt at (gen)registrere oplysninger om alle diabetespatienterne i databasen.

 

4.4. Afbureaukratiseringspotentiale ved afvikling af dobbeltregistreringer

Effektiviseringspotentialet ved afvikling af dobbeltregistreringerne mellem centrale registre og de kliniske kvalitetsdatabaser består hovedsageligt i, at der hos det sundhedsfaglige personale frigøres tid til løsning af kerneopgaverne. Det har derfor været en central del af kortlægningen at opgøre hvor mange årsværk, der i sygehussektoren benyttes på dobbeltregistreringer.

Opgørelsen af effektiviseringspotentialet er baseret på en vurdering af, at hver dobbeltregistrering i gennemsnit tager mellem 10 og 20 sekunder, samt at ca. 2/3 af registreringsopgaven udføres af læger og sygeplejersker.

Under forudsætning af ovenstående viser kortlægningen, at der årligt benyttes mellem 50 og 100 årsværk på dobbeltregistreringer mellem de landsdækkende kliniske kvalitetsdatabaser og centrale registre. Heraf benyttes mellem 33 og 65 årsværk blandt læger og sygeplejersker. Det svarer til, at 13-25 pct. af den tid læger og sygeplejersker i alt bruger på kodning og registreringer, bruges på dobbeltregistreringer. Her skal det understreges, at nærværende opgørelse formentligt undervurderer det samlede tidsforbrug, da opgørelsen ikke inkluderer tid til at logge på it-systemtet, ventetid ved systemnedbrud samt tid til fremskaffelse af journaler mv., men alene den tid, der faktisk benyttes til at indtaste oplysninger.

Alene dobbeltregistreringer der foretages mellem de kliniske kvalitetsdatabaser og LPR/CPR forårsager et tidsforbrug hos sundhedspersonalet svarende til mellem 40 og 80 årsværk, heraf 28-55 årsværk blandt læger og sygeplejersker. En afvikling af disse dobbeltregistreringer vil betyde, at lægerne i gennemsnit kan reducere deres tidsforbrug i forbindelse med kodning og registrering med mellem 10 og 20 pct.

Da det er obligatorisk at registrere i de landsdækkende kliniske databaser, når de er godkendt af Sundhedsstyrelsen, må det forventes, at det er en faktisk daglig arbejdsbyrde på registreringssiden for sundhedspersonalet, som vil blive afviklet.

Anm.: Tidsforbruget er opgjort baseret på en antagelse om et tidsforbrug på mellem 10 og 20 sekunder per registrering i de kliniske kvalitetsdatabaser. Yderligere er det antaget et årsværk udgør 1.665 timer samt at læger og sygeplejersker udfører 2/3 af registreringerne i de kliniske kvalitetsdatabaser. Databaser, der allerede genbruger data fra de centrale registre er udeladt.

1) Udgøres af Patologibanken, klinisk biokemisk centralregister samt central registrering af medicinordination.

 

Foruden de tidsmæssige gevinster ved afvikling af dobbeltregistreringer er det vurderingen, at en afvikling vil medføre mere smidige arbejdsgange på sygehusene. Det skyldes, at registreringsarbejdet i højere grad forankres omkring det administrative personale, som i forvejen indberetter til de lokale patientadministrative systemer.

I tillæg til ovenstående ligger der et afbureaukratiseringspotentiale i at standardisere de enkeltregistreringer til kvalitetsdatabaserne, hvor udfaldene kun afviger marginalt fra variablene i de centrale registre. Det skyldes, at det efterfølgende også vil være muligt at genbruge data fra de centrale registre, for så vidt angår disse databasevariable.

4.5. Afvikling af dobbeltregistreringerne ved genbrug af data fra centrale registre

Dansk Hysterektomi Database og Hysteroskopidatabasen, tilknyttet Kompetencecenter Øst, var blandt de første kvalitetsdatabaser, som overgik til udelukkende at benytte LPR-data. I begge tilfælde var det nødvendigt at oprette nogle få ekstra koder, som skulle indberettes gennem det patientadministrative system (PAS). Siden er samme proces gennemført for en række andre databaser.

I dag genbruger 11 kliniske kvalitetsdatabaser helt eller delvist data fra LPR. Det betyder, at der her ikke foretages dobbeltregistreringer. Fire af de LPR-baserede kvalitetsdatabaser er tilknyttet Kompetencecenter Nord. Andre 6 er tilknyttet Kompetencecenter Øst, mens en enkelt database ligger i Sundhedsstyrelsen. I tillæg hertil er fire kvalitetsdatabaser ved at implementere tekniske løsninger, der muliggør genbrug af data fra de centrale registre. Andre to har truffet beslutning om at gå samme vej. Endelig videreudvikler og tester to kvalitetsdatabaser i øjeblikket en løsning med støtte fra ABT-fonden. Dette sker i samarbejde med NIP og Kompetencecenter Øst. De otte databaser, der pt. arbejder på at skulle modtage data fra de centrale registre, er enten tilknyttet Kompetencecenter Nord eller Kompetencecenter Øst. Se bilag 1 for en oversigt.

Det vil i forbindelse med en afvikling af dobbeltregistreringerne være oplagt at bygge videre på erfaringerne fra de kvalitetsdatabaser, der allerede genbruger data fra centrale registre. Ligeledes bør erfaringerne fra hidtidige databaseomlægninger inddrages.

Boks 4.1. Genbrug af data i Kompetencecenter Nord

 

4.6. Potentielle barrierer for afvikling af dobbeltregistreringer

I forbindelse med en afvikling af dobbeltregistreringerne er der overordnet set to mulige strategier. Valget står mellem en tilgang, der i første omgang fokuserer på:

1. At afvikle dobbeltregistreringerne i de kvalitetsdatabaser, hvor der finder flest dobbeltregistreringer sted.

2. Afvikling af dobbeltregistreringerne i de kvalitetsdatabaser, hvor det vil være lettest at afvikle dobbeltregistreringerne.

De to strategier skal ses i lyset af, at det kan vælges at fokusere på alle kortlægningens registre eller indledningsvist alene fx LPR.

Strategierne har hver sine fordele og potentielle barrierer.

Vælges det i afviklingen af dobbeltregistreringer at prioritere de kvalitetsdatabaser, hvor der er flest dobbeltregistreringer, vil der allerede efter en gennemgang af relativt få kvalitetsdatabaser kunne være afviklet en høj andel dobbeltregistreringer. I forbindelse med denne fremgangsmåde bør det dog indgå i overvejelserne, at det varierer fra kvalitetsdatabase til kvalitetsdatabase, hvor enkelt det er at implementere de tekniske løsninger, som muliggør genbrug af data fra de centrale registre. Eksempelvis viser kortlægningen, at langt de fleste dobbeltregistreringer finder sted i Dansk Anæstesidatabase. Imidlertid er netop Dansk Anæstesidatabase muligvis den af databaserne, der er vanskeligst at omlægge. Der vil således formentlig gå relativt længere tid før gevinsterne ved at afvikle dobbeltregistreringerne i Dansk Anæstesidatabase kan realiseres.

Hvis kvalitetsdatabaserne prioriteres afhængigt af enkeltheden ved at implementere de tekniske løsninger, er der til gengæld en risiko for, at selv en omlægning af forholdsvis mange kvalitetsdatabaser kun vil indebære en relativt begrænset afbureaukratiseringsgevinst.

Ved omlægningen af kvalitetsdatabaserne kan det endvidere vælges i første omgang at genanvende data fra alle de fire kortlagte registre eller alene fra det register, der er anledning til flest dobbeltregistreringer. Fokuseres i første omgang på det register, hvor genanvende af data vil reducere antallet af dobbeltregistreringer mest, vil det i de fleste tilfælde betyde genanvendelse af LPR-data. I forhold til genanvendelse af data fra LPR argumenteres til tider, at datakvaliteten i kvalitetsdatabaserne vil blive forringet ved genbrug af LPR-data. Hertil skal det imidlertid bemærkes, at forskellige analyser har påvist, at validiteten af LPR generelt er meget høj.

1. En analyse fra 2004 viser store sammenfald mellem LPR og det journalførte, afdækket via journalaudits indenfor et enkelt speciale. Mht. de administrative parametre viste stikprøverne fuld overensstemmelse mellem data i patientjournalen og LPR.

2. Samkøringer mellem LPR og de kliniske kvalitetsdatabaser sker årligt i henhold til de gældende basiskrav og viser typisk høj overensstemmelse mellem LPR og databaserne. Overensstemmelsen er for de fleste databaser på omkring 90% eller derover, hvad angår patienter registreret i databasen.

Antallet af fejl i LPR er på omkring 1-2 pct. Fejlene optræder for det meste først, når oplysningerne skal hentes ind i de centrale registre. Sundhedsstyrelsen har (i samarbejde med firmaet Logica) påbegyndt udviklingen af et system, hvor fejldata fra LPR bliver tilgængelig i en statistik. Statistikken gøres direkte tilgængelig for regionerne, så de på den måde får mulighed for at analysere, hvilke afdelinger, sygehuse, fejltyper osv., som går igen og dermed lave systematisk initiativer over for disse.


Sidst opdateret 10-06-2010

Kontaktinformation

Holbergsgade 6
1057 København K
 | tlf: 72269000
 | EAN: 5798000362055