Skip navigation


Koncernkommunikations-politik

Politikken er den overordnede ramme for alle institutioner indenfor hele ministerområdet og udgør fundamentet for departementets og de enkelte institutioners politikker på områderne.

1. Indledning og formål

Koncernkommunikationspolitikken fastlægger de overordnede målsætninger og principper for god kommunikation, både internt mellem ministerområdets institutioner og eksternt med presse og andre parter.

Formålet med koncernkommunikationspolitikken er at sikre, at ministerområdets faglige viden og budskaber kommer ud til omverdenen klart, forståeligt, bearbejdet og målrettet.

I en stor og forskelligartet organisation som Ministeriet for Sundhed og Forebygelse, er fælles principper for god kommunikation nødvendige for, at koncernen i offentligheden opleves som en troværdig, åben og sammenhængende enhed, hvor holdninger og udtalelser er koordinerede, og hvor institutionernes budskaber understøtter hinanden. Den interne kommunikation institutionerne i mellem er derfor vigtig som grundlag for den eksterne kommunikation med pressen, borgere og andre interessenter.

Ministerområdet har stor bevågenhed i pressen og i befolkningen som helhed. Tiltag på ministerområdet har stor betydning for mange dele af samfundet, og derfor er åbenhed og information af høj kvalitet af afgørende betydning.

Denne overordnede kommunikationspolitik er gældende for alle institutioner på Ministeriet for Sundhed og Forebyggelses område (1). Der kan dog være særlige forhold, der gør sig gældende i institutioner ledet af et uafhængigt råd/bestyrelse.

Det påhviler de enkelte institutioner at sikre, at den lokalt forankrede praksis og politik for god intern eller ekstern kommunikation både lever op til den overordnede ramme og tager udgangspunkt i institutionens status, specifikke behov, samt kulturelle og arbejdsmæssige særpræg.

1.1 Koncernkommunikationspolitikken omfatter tre niveauer:

  1. Kommunikationen internt i den enkelte institution,
  2. Kommunikationen mellem institutionerne på ministerområdet, inklusive departementet.
  3. Den eksterne kommunikation, dvs. aktiviteter, hvor medarbejdere i Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse informerer eller fører dialog med omgivelserne, dvs. borgere, presse, virksomheder, offentlige institutioner, myndigheder mv.

Derudover opstilles principper for både ledelsesansvaret og medarbejderansvaret i forbindelse med kommunikation.   

2. De overordnede målsætninger for god kommunikation for Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse

  • Øget viden og forståelse: Kommunikationsarbejdet skal bidrage til at øge offentlighedens forståelse af og viden om ministeriets arbejdsområder samt bidrage til grundlaget for den offentlige debat.
  • Aktivt prægende: Ministeriets kommunikation med omverdenen, særligt pressen, skal være initiativtagende og søge aktivt at præge billedet af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Det kræver forudseenhed, hurtighed, åbenhed og gennemslagskraft at sætte dagsordenen.
  • Åbenhed og hurtighed : Kommunikation mellem ministeriets organisationer skal være åben, gensidig, hurtig, og forudseende. Kommunikation om større væsentlige initiativer i forhold til omverdenen bør planlægges i god tid, og eventuelle samarbejdspartnere på ministerområdet skal informeres forud for lancering af større nye initiativer.  

3. Principper for kommunikation internt i de enkelte institutioner i Ministeriet for Sundhed og Forbyggelse, inkl. departementet

  • Helhedsforståelse: Kommunikation internt i Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse institutioner, inkl. departementet, skal sikre, at medarbejderne kender ministeriets politikker og målsætninger, og dermed bidrage til, at arbejdsopgaverne løses bedst muligt. Medarbejderne skal have forståelse for det samlede ministerområde og kunne se betydningen af deres egen indsats.
  • Trivsel og motivation: Intern kommunikation har ligeledes til formål at fremme trivsel, motivation og samhørighed og motivere medarbejderne til en indsats præget af kvalitet, kreativitet og samarbejde.
  • Videndeling: Intern kommunikation skal sikre, at medarbejderne altid har den viden og de informationer, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver tilfredsstillende, og forstå sammenhængen til andre opgaveområder. Samtidig har alle medarbejdere forpligtelse til at videreformidle information om egne arbejdsopgaver, som vedkommende skønner at være af interesse for andre.
  • Fælles ansvar : Det er et ledelsesansvar at sikre, at information og viden er tilgængelig for og formidles til medarbejderne. Det er medarbejderens ansvar aktivt at opsøge relevant information.   

4. Principper for kommunikation mellem institutioner under Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, inkl. departementet

  • Åbenhed og tillid: Åbenhed og tillid er en forudsætning for, at ingen institution, afdeling eller enkeltperson går glip af nødvendig og rettidig information. Samtlige ministeriets institutioner er ansvarlige for god kommunikation og fortsat videndeling.
  • Forståelse og viden: Et fælles højt vidensniveau og fælles forståelse af ministeriets målsætning er afgørende for ministeriets troværdighed udadtil. Behovet for og interessen i udveksling af information, samt løbende kommunikation er gensidig både horisontalt og vertikalt i organisationen.

Departementet skal sikre, at ledelsen i de enkelte institutioner har tilstrækkelige politiske udmeldinger til at kunne styre institutionen som led i ministeriets overordnede politik.

De enkelte institutioner skal sikre, at den øverste ledelse altid har den viden, der er nødvendig for at kunne udøve effektiv ledelse og træffe beslutninger på et informeret grundlag.

  • Elektronisk : Kommunikationen mellem ministeriets institutioner og andre offentlige institutioner skal så vidt muligt foregå elektronisk med henblik på sikring af hurtig og smidig information.
  • Orientering og inddragelse: Ved offentliggørelse af undersøgelser, tal, statistik, publikationer, faglige anbefalinger mm. skal departementet og andre relevante institutioner være orienteret/ inddraget i så god tid, at minister og evt. udvalg kan nå at blive orienteret.
  • Hurtig reaktion og kommunikation mellem institutionerne, inkl. Departementet, er særlig vigtig, når det drejer sig om henvendelser fra pressen.

5. Principper for kommunikation med presse og andre eksterne parter

  • God kommunikation med eksterne parter skal udover forvaltningslovens og forvaltningsrettens alm. Bestemmelser være karakteriseret af forudseenhed, hurtighed, åbenhed og troværdighed, således at modtageren opnår relevant og brugbar viden og dermed en reel forståelse for de politiske og administrative beslutninger.
  • Kommunikation med eksterne parter skal altid være tilpasset modtageren og den konkrete situation. Det er afsenderen, som har ansvaret for, at informationen, der gives, er forståelig for modtageren.
  • I det omfang det er muligt, skal ministeriets kontakt til pressen være offensiv. Ministeriet skal være dagsordenssættende i relation til hvilke sager på ministerområdet, der tages op, og hvordan de behandles.
  • Ministeriet stiller sin faglige viden til rådighed for pressen for hermed at medvirke til en saglig fremstilling af forhold inden for den kommunale verden, sundhedsvæsenet og beredskabet. Institutionernes hjemmesider er et brugbart redskab, som det er vigtigt at bruge ressourcer på.
  • Hvilke emner, der skal informeres om eksternt, afklares i den lokale kommunikations/informationspolitik. Som minimum  skal der informeres om større afgørelser af såvel faglig som politisk karakter, og ved spørgsmål der påkalder sig offentlig opmærksomhed.
  • For at sikre en hensigtsmæssig relation til pressen bør mere udførlige retningslinjer til brug for pressearbejdet være en integreret del af kommunikations/informationspolitikken i alle institutioner på ministerområdet. Departement eller andre relevante institutioner i koncernen skal altid orienteres ved pressehenvendelser af politisk karakter, indledende research og hvor der gives oplysninger udover helt velkendt materiale og veletablerede politiske målsætninger.   

5.1 Fremgangsmåde vedrørende information og koordination ved pressehenvendelser til institutioner på ministerområdet, inkl. departementet   

Ved pressehenvendelse,
som indebærer en politisk stillingtagen

Ved pressehenvendelser
med faktuelle/saglige spørgsmål 

Der henvises til ministeren

 

 

 

 

Departementets presseenhed orienteres om henvendelse, med en kort e-mail med oplysninger om journalistens navn, emne og eventuel vinkling.

Ved særligt presserende sager bør e-mailen følges op af et telefonopkald.

Der besvares med udgangspunkt i institutionens kommunikations/
informationspolitik vedrørende udtalelser til pressen.

Sagsbehandleren har ansvaret for at videregive information internt i egen institution i overensstemmelse med institutionens kommunikations/informationspolitik (f.eks. til ministersekretariat, presseenhed, direktion, relevant afdeling/fagkontor/enhed). 
I hvert tilfælde bør der afklares om departementet eller andre institutioner bør informeres og hvem, der gør det f.eks. presseenhed. 
 

Ved informationsvideregivelse informeres om journalistens navn, emne, evt. vinkling, og hvem der i øvrigt er informeret om henvendelsen.

5.2 Større selvstændige initiativer

Ved større selvstændige initiativer (f.eks. offentliggørelse af publikationer, kampagner, anbefalinger, undersøgelser) skal følgende fremgangsmåde følges:

  1. Den ansvarlige for initiativet (institution/afdeling/fagkontor/enhed) har forpligtelsen til i god tid at inddrage andre berørte parter f.eks. kommunikationsafdeling i forberedelse af presseinformation omkring initiativet, således at en fælles planlægning kan foretages.
  2. Det skal sikres, at departementet orienteres og/eller inddrages i så god tid, at der kan ske minister-forlæggelse og eventuel orientering af Folketingsudvalg.
  3. Tilsvarende skal normer i relation til forhåndsorientering af Statsministeriet/Finansministeriet, overholdes. Departementets fagkontor/center er ansvarlig herfor.

6. Ansvarsfordeling i forhold til kommunikation

6.1 Ledelsesansvaret

Den øverste ledelse på ministerieniveau samt på institutionsniveau (departementschef, direktører, afdelingschefer og kontorchefer) har ansvaret for:

  • at medarbejderne, informeres om ledelsesbeslutninger og anden relevant information. Den eksterne kommunikation, sammen med en eventuel informations-/pressechef.
  • Informations- og vidensudveksling internt på ministerområdet
  • Cheferne har initiativpligt, dvs. pligt til at videreformidle til medarbejderne og i chefgruppen, samt til at være opmærksomme på presserelevante sager inden for eget område. Ved sager, der har eller kan få politisk interesse, skal ministersekretariat/pressechef underrettes.

Det er chefens ansvar at sikre, at kommunikation integreres i sagsbehandlingen, hvor det er relevant.

 6.2 Medarbejderansvaret

  • Medarbejderne har orienteringspligt, hvilket indebærer, at den enkelte holder sig bredt orienteret inden for eget og beslægtede sagsområder.

Medarbejderne har initiativpligt, hvilket indebærer:

  • at den enkelte forventes at tage initiativ til videreformidling af notater, artikler eller lignende, som må forventes at have bred interesse blandt institutionens eller ministerområdets medarbejdere.
  • at den enkelte gør sin chef opmærksom på forhold inden for eget sagsområde, som vurderes at have eller kunne få særlig betydning, og dermed pressebevågenhed. Kommunikation/information er en integreret del af opgavevaretagelsen.
  • Medarbejderne skal udvise interesse for at kommunikere med eksterne parter og yde hurtig og kompetent assistance ved henvendelser udefra.



(1) Departementet, Sundhedsstyrelsen, Statens Serum Institut - Sundhedsdokumentation og infektionsberedskab, Patientombuddet, Sekretariatet for Det Etiske Råd og Den Nationale Vidensskabsetiske Komité.


Sidst opdateret 29-05-2012

Kontaktinformation

Holbergsgade 6
1057 København K
 | tlf: 72269000
 | EAN: 5798000362055