Departementets behandling af personoplysninger

Om journaliseringen i ministeriets sagsbehandlingssystem følger det af offentlighedslovens § 15, stk. 1, at dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres i det omfang, dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Herudover har Indenrigs- og Sundhedsministeriet også notatpligt efter offentlighedslovens § 13.

Om behandlingen af almindelige personoplysninger (f.eks. oplysning om dit navn og din adresse) følger det af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, at behandling er lovlig, hvis behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige og af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e følger det, at behandling er lovlig, hvis behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

Følsomme oplysninger er oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en person, helbredsoplysninger, oplysninger om seksuelle forhold eller seksuel orientering. Om såkaldte følsomme personoplysninger følger det af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, at disse må behandles, når det er nødvendigt, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares. Ministeriet kan ligeledes behandle følsomme personoplysninger på baggrund af bestemmelsen i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 1, litra g, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 4.

Hvis vi behandler oplysninger om dit personnummer, sker det med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

I ministeriet har vi også en analyseafdeling, der laver forskellige statistikker om sundhedsvæsenet i Danmark. Databeskyttelseslovens § 10 tillader behandling af følsomme oplysninger uden den registreredes samtykke, hvis behandlingen udelukkende sker med henblik på at udføre statistiske eller videnskabelige undersøgelser af væsentlig samfundsmæssig betydning, og hvis behandlingen er nødvendig af hensyn til udførelsen af undersøgelserne. Det samme gør sig gældende for almindelige personoplysninger, der kan behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Hvis det er nødvendigt, for at vi kan svare dig, giver vi oplysningerne videre til f.eks. Sundhedsstyrelsen eller en af de andre styrelser, som hører under Sundhedsministeriet. Vi kan også have lovmæssige forpligtelser, hvor det vil være nødvendigt at videregive dine oplysninger til andre myndigheder. Vurderer Indenrigs- og Sundhedsministeriet, at henvendelsen ikke vedrører ministeriets ressortområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2.

Vi gemmer de oplysninger, du har givet os i vores elektroniske journalsystem, fordi vi som offentlig myndighed har pligt til at journalisere. Vores journalperioder er på fem år. Hvert femte år afleverer vi derfor en kopi af journalperiodens oplysninger til Rigsarkivet i henhold til arkivloven og gemmer samtidig en kopi som en historisk database i ministeriet. Vi opbevarer dine oplysninger sikkert og fortroligt i vores it-systemer, hvor adgangen er kontrolleret og begrænset til de medarbejdere, der har brug for adgangen i forbindelse med deres daglige arbejde.

Hvis du har indsendt oplysninger til os i forbindelse med en jobansøgning i departementet, gemmer vi de oplysninger, du har givet os i 6 måneder, hvis du ikke bliver ansat. Efter de 6 måneder bliver oplysningerne slettet.

Som registreret har du en række rettigheder efter databeskyttelsesforordningen i forhold til vores behandling af personoplysninger om dig.

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (Ret til indsigt)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet (Ret til berigtigelse)
• Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset (Ret til begrænsning)
• I nogle tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger om dig. Retten til sletning af oplysninger hos offentlige myndigheder er begrænset på grund af reglerne om journalisering og arkivering (Ret til sletning)
• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger (Ret til indsigelse)

Hvis du ønsker at udøve en eller flere af ovenstående rettigheder, kan du sende digital post til Indenrigs- og Sundhedsministeriets departement via www.borger.dk. Du kan også sende en mail til vores hovedpostkasse sum@sum.dk. Der kan sendes sikre e-mails (digitalt signerede og krypterede e-mails) til hovedpostkassen i Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Er den sikre e-mail stilet til en bestemt medarbejder, bedes du angive medarbejderens navn i e-mailens emnefelt.

Bemærk, at dit e-mail-program skal være sat op til sikker e-mail, og du skal bruge modtagerens certifikat til at kryptere e-mailen. På hjemmesiden www.nets.dk kan du hente ministeriets offentlige nøgle, der giver dig adgang til at sende krypteret e-mail til os. Du får vores offentlige nøgle ved at taste sum@sum.dk i søgefeltet.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder.

Foruden databeskyttelsesforordningen gælder databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018). Databeskyttelsesloven supplerer og præciserer bestemmelserne i databeskyttelsesforordningen. 

Du kan finde databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen her..